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Schweigepflicht & Datenschutz

Löschkonzept

Was wann verschwindet

Auch: Löschfristen · Löschroutine Praxis

Was ist Löschkonzept?

Ein Löschkonzept legt fest, welche Datenkategorien in der Praxis wie lange aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Es setzt den Grundsatz der Speicherbegrenzung aus Art. 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO um und muss die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten berücksichtigen, insbesondere die zehnjährige Frist für Patientenakten nach § 630f Absatz 3 BGB. Zum Konzept gehören auch Backups, Papierunterlagen und die Daten bei Auftragsverarbeitern, denn Löschung an einer Stelle genügt nicht.

Auf einen Blick

Rechtsgrundlage
Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, begrenzt durch § 630f Abs. 3 BGB
Umfang
Primärsysteme, Backups, Papier, Auftragsverarbeiter
Spannungsfeld
Löschpflicht gegen Aufbewahrungspflicht

Typische Fehler

  • Backups werden fast immer vergessen. Ein Datensatz, der aus der Software gelöscht ist, aber im Backup weiterlebt, ist nicht gelöscht.
  • Auch bei Auftragsverarbeitern muss die Löschung erfolgen. Der AVV sollte regeln, was nach Vertragsende mit den Daten geschieht.
  • Aufnahmen und Transkripte sind eigene Datenkategorien mit eigener Frist. Sie müssen nicht so lange aufbewahrt werden wie die Akte.

Häufige Fragen

Wie lange darf ich eine Tonaufnahme aufbewahren?
Nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist. Dient die Aufnahme lediglich der Erstellung der Dokumentation, endet die Erforderlichkeit typischerweise mit der fertigen Dokumentation. Die zehnjährige Frist des § 630f BGB betrifft die Patientenakte, nicht zwingend die Rohaufnahme.
Muss ein Löschkonzept schriftlich sein?
Die DSGVO verlangt kein bestimmtes Format, aber die Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Absatz 2 DSGVO verlangt Nachweisbarkeit. In der Praxis heißt das: schriftlich.

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Verwandte Begriffe

Aufbewahrungsfrist

Grundsätzlich zehn Jahre ab Behandlungsende, in bestimmten Fällen länger.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Schutzmaßnahmen, mit denen ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau erreicht wird.

Auftragsverarbeitung

Der Vertrag, der nötig ist, wenn ein Dienstleister Patientendaten in Ihrem Auftrag verarbeitet.

Transkription

Die Verschriftlichung einer Aufnahme. Ist selbst Verarbeitung besonderer Datenkategorien.

Alle Begriffe im Dokumentationslexikon →

Quellen

Diese Seite fasst den Stand der genannten Quellen zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.