Teil 1: Einwilligungserklärung

Nutzung KI-gestützter Software DokuDachs

Wir, [Name Ihrer Praxis / Ihr Name], möchten in unserer Praxis die KI-gestützte Softwarelösung „DokuDachs" einsetzen, um die Sitzungsdokumentation effizienter zu gestalten. Dadurch können wir uns während der Sitzung noch stärker auf das therapeutische Gespräch konzentrieren.

1. Funktionsweise der Software

DokuDachs unterstützt bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen. Hierzu wird – ausschließlich mit vorheriger Zustimmung aller hörbar aufgenommenen Personen – die Sitzung audioaufgezeichnet, über einen spezialisierten Dienst für Spracherkennung live oder präzise in Text umgewandelt und zu einer strukturierten Notiz zusammengefasst. Die jeweiligen Abläufe sind in Teil 2 beschrieben.

2. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung können folgende Daten verarbeitet werden:

• Identifikations- und Zuordnungsdaten, soweit sie für die richtige Patientenakte benötigt werden (z. B. Name, Geburtsdatum)
• Bei Nutzung von DokuDachs: Ihre Stimme, die Audioaufnahme der Sitzung und die darin gesprochenen Gesprächsinhalte
• Gesundheits-, Behandlungs-, Anamnese-, Diagnose- und Verlaufsdaten, einschließlich Angaben zu Symptomen, Medikamenten, Krisen, Biografie und Beziehungen, soweit sie in der Dokumentation vorkommen
• Transkripte, Sprecherzuordnungen, Notizen und Zusammenfassungen
• notwendige technische Zuordnungs- und Sicherheitsdaten

Die Daten werden ausschließlich zur Erstellung von Sitzungsdokumentationen verwendet. Eine Nutzung zum Training von KI-Systemen erfolgt nicht.

3. Datenschutz & Sicherheit

Gespeicherte Behandlungsinhalte werden nutzerbezogen verschlüsselt. Im regulären Betrieb kann Ihre behandelnde Person sie entschlüsseln. Für eine von ihr ausgelöste Transkription, Texterkennung oder KI-Verarbeitung wird der erforderliche Inhalt kurzzeitig an den jeweils erforderlichen weisungsgebundenen Dienst übertragen. Ein Supportzugriff ist nur nach ausdrücklicher Freigabe der Praxis möglich.

4. Einbindung eines technischen Dienstleisters

Die Software wird von Marc Päpper, Cognition Pixels, c/o Impressumservice Dein-Impressum, Stettiner Straße 41, 35410 Hungen als technisch eingebundenem Dienstleister betrieben.

Der Dienstleister ist vertraglich streng weisungsgebunden, nach Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter verpflichtet und zur Vertraulichkeit sowie zur Wahrung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit verpflichtet.

Soweit zur technischen Verarbeitung eine Offenlegung von Daten gegenüber diesem weisungsgebundenen Dienstleister erforderlich ist, umfasst meine Einwilligung auch diese Verarbeitung.

5. Freiwilligkeit und Widerruf

Meine Einwilligung ist freiwillig und gilt bis zu meinem Widerruf. Ich kann sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Mir entstehen durch eine Verweigerung oder einen Widerruf keine Nachteile für meine Behandlung. Die Praxis dokumentiert beziehungsweise erstellt Berichte dann auf herkömmliche Weise.

Ich muss nicht vor jeder einzelnen Sitzung erneut einwilligen. Vor einer Aufnahme prüft die Praxis, ob meine Einwilligung weiterhin gilt und ob jede hörbar aufgenommene Person eingewilligt hat. Eine neu hinzukommende Person darf erst aufgenommen werden, nachdem sie informiert wurde und selbst eingewilligt hat.

Nach einem Widerruf erfolgen mit dem betroffenen Produkt keine neuen Audioaufnahmen oder KI-Verarbeitungen. Bereits in die Behandlungsakte übernommene Dokumentationen werden nur gelöscht, soweit keine gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten oder Rechte anderer Personen entgegenstehen.

6. Gruppen-, Paar-, Familien- und Bezugspersonensitzungen

Jede hörbar aufgenommene Person muss vor ihrer ersten Aufnahme diese Informationen erhalten und selbst wirksam eingewilligt haben. Die Einwilligungen können in getrennten Exemplaren dieser Vorlage dokumentiert werden. Lehnt eine Person ab oder widerruft sie, darf die Sitzung nicht mit ihrer Stimme aufgenommen werden. Eine nachträgliche technische Entfernung der Stimme ersetzt die vorherige Einwilligung nicht.

7. Minderjährige und Personen ohne ausreichende Einwilligungsfähigkeit

Die Praxis prüft Einwilligungsfähigkeit sowie Sorge- oder Vertretungsberechtigung im Einzelfall. Einsichtsfähige Kinder und Jugendliche erhalten eine altersgerechte Erklärung und willigen zusätzlich selbst ein. Eine Aufnahme unterbleibt, wenn eine erforderliche Zustimmung fehlt oder die betroffene minderjährige Person widerspricht.

8. Ausdrückliche Einwilligung

Ich wurde verständlich darüber informiert, wie die nachstehend angekreuzte Software eingesetzt wird. Ich willige ausdrücklich in die Verarbeitung meiner Gesundheitsdaten für die jeweils angekreuzten Zwecke ein. Bei DokuDachs willige ich außerdem ausdrücklich in die Aufnahme und die vorübergehende Verarbeitung meiner Stimme und meiner nichtöffentlich gesprochenen Worte ein.

☐ Ich willige in die Nutzung von DokuDachs zur Erstellung von Sitzungsdokumentationen ein.

Die ausführlichen Datenschutzinformationen (Teil 2) habe ich erhalten, konnte Fragen stellen und habe die Informationen verstanden.

Teil 2: Datenschutzinformationen nach Art. 13 DSGVO

Datenschutzinformationen für Patient:innen zur Softwarenutzung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
[Name Ihrer Praxis / Ihr Name]
[Ihre Anschrift]
[Ihre E-Mail-Adresse]

2. Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung von Sitzungsnotizen im Rahmen Ihrer Behandlung.

Rechtsgrundlage der freiwillig ausgewählten Verarbeitung ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für Gesundheitsdaten. Bei Audioaufnahmen erfasst die Einwilligung auch die Aufnahme der nichtöffentlich gesprochenen Worte.

Wird eine fachlich geprüfte Zusammenfassung oder ein Bericht in die Behandlungsakte übernommen, kann die weitere Aufbewahrung unabhängig vom Fortbestand dieser Einwilligung zur Behandlung und Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten erforderlich sein.

3. Verarbeitung der Audiodaten

Sofern Sie in die Nutzung von DokuDachs einwilligen:

• Live-Transkription: Audio wird verschlüsselt an einen spezialisierten Dienst für Spracherkennung in einer konfigurierten Region innerhalb der EU beziehungsweise des EWR gestreamt. DokuDachs legt dabei keine dauerhafte Audiodatei an; der Dienst verarbeitet den Live-Inhalt vorübergehend.
• Präzise Transkription: Die Aufnahme bleibt bis zum erfolgreichen Abschluss der Transkription geschützt im Browser des verwendeten Endgeräts. Sie wird über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung an DokuDachs übertragen und kann während dieses Uploads kurzfristig im temporären Upload-Speicher der Anwendung innerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeitet werden. Anschließend wird sie als Datei an einen spezialisierten Dienst für Spracherkennung in einer konfigurierten Region innerhalb der EU beziehungsweise des EWR übertragen. Die hierfür beim Dienst angelegten Datei- und Transkriptionsressourcen werden nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht. Bei Abbruch oder Übertragungsfehler kann die lokale Kopie bis zur Fortsetzung oder manuellen Löschung auf dem Praxisgerät verbleiben.
• Transkripte und daraus erzeugte Dokumentationsinhalte können entsprechend der Dokumentationspflichten dauerhaft in der Patientenakte gespeichert werden.
• Eine Nutzung zum Training von KI-Systemen erfolgt nicht.

4. Empfänger der Daten

Empfänger ist der technisch eingebundene, weisungsgebundene Auftragsverarbeiter:
Marc Päpper, Cognition Pixels, c/o Impressumservice Dein-Impressum, Stettiner Straße 41, 35410 Hungen.

Je nach genutzter Funktion werden weisungsgebundene Unterauftragsverarbeiter aus den Kategorien Hosting- und Sicherungsdienste, Dienste für Spracherkennung, Dienste für KI-gestützte Text- und Dokumentverarbeitung, technisch erforderliche Infrastruktur- und Sicherheitsdienste sowie gegebenenfalls E-Mail-Versanddienste eingesetzt. Die Verarbeitung ist grundsätzlich auf konfigurierte Regionen innerhalb der EU beziehungsweise des EWR ausgerichtet. Die eingesetzten Unternehmen sind vertraglich eingebunden und zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die jeweils aktuelle Anbieteridentität, Funktion und regelmäßige Verarbeitungsregion ergeben sich aus der Unterauftragsliste zum Auftragsverarbeitungsvertrag und können bei der verantwortlichen Praxis erfragt werden.

Bei der KI-gestützten Text- und Dokumentverarbeitung werden Eingaben und Ausgaben im Rahmen der standardmäßigen Missbrauchserkennung automatisiert geprüft. Als möglicherweise missbräuchlich eingestufte Inhalte können innerhalb der konfigurierten Verarbeitungsregion getrennt gespeichert und erforderlichenfalls von besonders autorisierten Mitarbeitenden des eingesetzten Dienstes geprüft werden; bei einer Bereitstellung im Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt eine solche Prüfung nach der maßgeblichen Dienstdokumentation durch Mitarbeitende im Europäischen Wirtschaftsraum. Die Inhalte werden nicht zum Training oder zur Verbesserung der zugrunde liegenden Modelle verwendet.

Die Zahlungsabwicklung und der allgemeine Kundensupport erhalten regulär keine Patientendaten. Patientendaten und Behandlungsinhalte dürfen nicht unmittelbar in den allgemeinen Support-Chat eingegeben werden. Zur Bearbeitung eines konkreten Supportfalls darf die Praxis den eigens erzeugten, verschlüsselten und zeitlich begrenzten Link zu einem Support-Snapshot übermitteln. Zum Öffnen sind zusätzlich eine berechtigte Administratoranmeldung und der im Link enthaltene Zugriffsschlüssel erforderlich.

Die reguläre Inhaltsverarbeitung ist auf konfigurierte Regionen innerhalb der EU beziehungsweise des EWR ausgerichtet. Einzelne Dienstleister gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA. Soweit Daten in ein Drittland übermittelt oder von dort zugänglich werden, erfolgt dies nur nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses für den jeweiligen Empfänger oder von EU-Standardvertragsklauseln mit ergänzender Transferprüfung und erforderlichen zusätzlichen Schutzmaßnahmen.

5. Speicherdauer

• Audiodaten: Live-Audio wird von DokuDachs nicht als dauerhafte Audiodatei gespeichert. Bei der präzisen Transkription besteht die temporäre Upload-Datei auf dem Anwendungsserver nur für den Uploadvorgang; die hierfür beim eingesetzten Spracherkennungsdienst angelegten Datei- und Transkriptionsressourcen werden nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht. Die lokale Browserkopie bleibt bis zur erfolgreichen Übertragung bestehen.
• Textdaten (Transkripte/Protokolle/Berichte): Transkripte bleiben bis zur Löschung durch die Praxis gespeichert und sollen gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Fachlich geprüfte Dokumentationen und Berichte können Teil der Behandlungsakte werden und unterliegen dann den gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung.
• Einwilligungsnachweis: Die Praxis bewahrt den Nachweis dieser Einwilligung so lange auf, wie sie die Rechtmäßigkeit der darauf gestützten Verarbeitung nachweisen muss.

6. Freiwilligkeit und Folgen einer Nichteinwilligung

Die Bereitstellung Ihrer Daten für die ausgewählten Softwarefunktionen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben und für einen Vertragsabschluss nicht erforderlich. Ohne Einwilligung findet Ihre Behandlung unverändert statt; die Praxis verwendet dann eine andere Dokumentations- beziehungsweise Berichtsform. Aus einer Verweigerung oder einem Widerruf entstehen Ihnen keine Nachteile für Ihre Behandlung.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Danach finden keine weiteren auf die Einwilligung gestützten Verarbeitungen statt. Ein Löschanspruch besteht im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen; gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sowie Rechte Dritter können einer Löschung entgegenstehen.

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Zuständig ist insbesondere:

[Name, Anschrift und Internetadresse der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde]

Bitte richten Sie Anfragen zunächst an die in Abschnitt 1 genannte Praxis.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die Software dient ausschließlich als Schreibunterstützung. Die therapeutische Verantwortung und Entscheidungshoheit verbleibt vollständig bei der behandelnden Person.

9. Geltungsdauer und wesentliche Änderungen

Die einmal erteilte Einwilligung gilt für die ausgewählten, wiederkehrenden Verarbeitungen in dieser Praxis bis zum Widerruf. Eine neue Einwilligung ist erforderlich, wenn sich Zweck, Art der Audioverarbeitung, wesentliche Empfängerkategorien oder die Folgen für Patient:innen wesentlich ändern.

Stand: Oktober 2026