KI Dokumentation in der Psychotherapie: DSGVO, Schweigepflicht und Praxis-Workflow

KI-Dokumentation in der Psychotherapie kann Therapeut:innen spürbar entlasten, wenn sie klar begrenzt eingesetzt wird: als Hilfe bei Transkription, Sitzungszusammenfassung und Verlaufsnotizen. DokuDachs ist ein spezialisiertes KI-Tool für psychotherapeutische Sitzungsdokumentation und erstellt aus Therapiesitzungen prüfbare Dokumentationsentwürfe, die Therapeut:innen anschließend kontrollieren, bearbeiten und verantworten.

Stand: Juni 2026. Dieser Artikel erklärt, wie KI-Dokumentation in der Psychotherapie praktisch eingesetzt werden kann und welche Fragen zu DSGVO, Schweigepflicht, Einwilligung, Auftragsverarbeitung und technischer Sicherheit vor dem Einsatz geklärt sein sollten.

Was bedeutet KI-Dokumentation in der Psychotherapie?

KI-Dokumentation bedeutet nicht, dass eine Software die therapeutische Einschätzung übernimmt. Gemeint ist ein klar abgegrenzter Workflow: Eine Sitzung wird mit Einwilligung aufgenommen oder diktiert, Sprache wird transkribiert, Inhalte werden strukturiert, und daraus entsteht ein Entwurf für die Dokumentation.

Der fachliche Akteneintrag entsteht erst danach: durch Prüfung, Kürzung, Korrektur und Freigabe durch die Therapeut:in. Diese Trennung ist zentral. Psychotherapeutische Dokumentation enthält immer fachliche Einordnung, klinische Gewichtung und Verantwortung. Genau diese Verantwortung bleibt bei der behandelnden Person.

Welche Aufgaben kann KI sinnvoll unterstützen?

Aufgabe	KI kann helfen bei	Therapeut:in bleibt verantwortlich für
Transkription	Gesprochene Sprache in Text übertragen	Einwilligung, Plausibilitätsprüfung, Korrekturen
Sitzungszusammenfassung	Themen, Interventionen, Verlauf und nächste Schritte bündeln	Fachliche Gewichtung und klinische Bewertung
Verlaufsnotiz	Eine strukturierte Aktennotiz vorbereiten	Endfassung, Kürzung und berufsrechtliche Angemessenheit
Behandlungsverlauf	Wiederkehrende Themen und Veränderungen besser sichtbar machen	Diagnostische und therapeutische Einordnung
Nächste Schritte	Hausaufgaben, Vereinbarungen oder Planungspunkte extrahieren	Therapieplanung und Abstimmung mit Patient:in

Warum Datenschutz der erste Filter ist

Psychotherapeutische Sitzungsinhalte sind besonders sensibel. Sie enthalten regelmäßig Gesundheitsdaten, persönliche Lebensumstände, intime Belastungen, Diagnosen, Beziehungserfahrungen und Angaben zu Dritten. Nach Art. 9 DSGVO gehören Gesundheitsdaten zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und unterliegen erhöhten Anforderungen.

Für die Praxis bedeutet das: Eine KI-Dokumentationslösung sollte nicht zuerst nach Komfort, sondern zuerst nach Datenschutz, Vertraulichkeit und Kontrollierbarkeit bewertet werden. Bevor ein Tool im Sitzungskontext eingesetzt wird, müssen insbesondere folgende Punkte geklärt sein:

• Auf welcher Rechtsgrundlage werden Audio, Transkript und Zusammenfassung verarbeitet?
• Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor?
• Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
• Welche Unterauftragnehmer werden eingesetzt?
• Werden Inhalte zum Training von KI-Modellen verwendet?
• Wie lange werden Audioaufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen gespeichert?
• Können Inhalte gelöscht werden?
• Wie wird verhindert, dass unbefugte Personen Sitzungsinhalte lesen können?

Ein guter Anbieter beantwortet diese Fragen konkret. Allgemeine Aussagen wie „DSGVO-konform“ oder „sicher verschlüsselt“ reichen allein nicht aus. Entscheidend ist, ob nachvollziehbar beschrieben wird, was technisch und organisatorisch tatsächlich passiert.

Schweigepflicht: Warum sie bei KI-Dokumentation besonders wichtig ist

Psychotherapeut:innen unterliegen der Schweigepflicht. Diese ergibt sich berufsrechtlich und strafrechtlich, insbesondere aus § 203 StGB. Geschützt sind nicht nur Diagnosen, sondern alle anvertrauten oder bekannt gewordenen Geheimnisse aus der Behandlung.

Bei KI-Dokumentation ist deshalb entscheidend: Es geht nicht nur um Datenschutz im allgemeinen Sinn, sondern auch um die Frage, ob und wie Behandlungsinhalte gegenüber technischen Dienstleistern offengelegt werden. Sobald ein externer Dienstleister an Aufnahme, Transkription, Speicherung oder KI-Verarbeitung beteiligt ist, muss sauber geregelt sein, auf welcher Grundlage dies geschieht.

Praktisch relevant sind dabei vor allem drei Punkte:

1. Patient:innen müssen transparent informiert werden. Sie sollten verstehen, dass ein technisches System zur Dokumentationsunterstützung eingesetzt wird, welche Daten verarbeitet werden und welchem Zweck dies dient.
2. Die Einwilligung sollte vor der Aufnahme vorliegen (hier finden Sie unsere Vorlage). Besonders bei Audioaufnahmen ist eine klare vorherige Einwilligung wichtig. Je nach Berufsordnung können hierfür besondere Anforderungen gelten.
3. Dienstleister müssen vertraglich und technisch eingebunden sein. Neben dem AVV nach Art. 28 DSGVO braucht es nachvollziehbare technische und organisatorische Maßnahmen sowie klare Vertraulichkeitsregelungen.

DokuDachs ist deshalb bewusst als Werkzeug zur Vorbereitung der Dokumentation konzipiert. Die finale fachliche Entscheidung bleibt bei der Therapeut:in. Die Software ersetzt keine therapeutische Bewertung und keine berufsrechtliche Verantwortung.

Einwilligung: Was Patient:innen verstehen sollten

Eine Einwilligung ist nur dann sinnvoll, wenn Patient:innen nachvollziehen können, worin sie einwilligen. Die Erklärung sollte daher nicht in juristischer Sprache verstecken, was technisch passiert. Besser ist eine klare, kurze Information:

• Die Sitzung wird zur Dokumentationsunterstützung aufgenommen oder transkribiert.
• Aus dem Gespräch wird ein Transkript und eine Zusammenfassung erstellt.
• Die Therapeut:in prüft und bearbeitet den Entwurf vor einer Übernahme in die Akte.
• Die KI trifft keine therapeutischen Entscheidungen.
• Die Einwilligung kann für zukünftige Sitzungen widerrufen werden.
• Es sollte klar sein, ob Audioaufnahmen gespeichert oder nach der Verarbeitung gelöscht werden.

Dabei sollte die Einwilligung nicht als bloße Formalie verstanden werden. Gerade in der Psychotherapie kann die Aufnahmesituation das Erleben der Patient:in beeinflussen. Deshalb sollte offen besprochen werden, dass die Dokumentationshilfe nur eingesetzt wird, wenn sich die Patient:in damit wohlfühlt.

Auftragsverarbeitung: Was im AVV stehen sollte

Wenn eine Praxis ein externes Tool zur KI-Dokumentation nutzt, liegt in der Regel eine Auftragsverarbeitung vor. Der Anbieter verarbeitet Daten dann im Auftrag der Praxis. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Ein AVV sollte nicht nur formal vorhanden sein, sondern praktisch lesbar beantworten:

Frage	Warum sie wichtig ist	Gute Antwort des Anbieters
Welche Daten werden verarbeitet?	Therapieinhalte sind besonders sensibel.	Konkrete Benennung von Audio, Transkript, Zusammenfassung, Accountdaten und Patient:innendaten.
Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?	Der Zweck begrenzt die zulässige Verarbeitung.	Dokumentationsunterstützung, Transkription, Zusammenfassung und technische Bereitstellung des Dienstes.
Welche Unterauftragnehmer gibt es?	Die Praxis muss wissen, wer technisch beteiligt ist.	Konkrete Liste mit Hosting, Transkription, KI-Verarbeitung und E-Mail- oder Zahlungsdiensten, soweit relevant.
Werden Inhalte fürs KI-Training genutzt?	Therapieinhalte dürfen nicht unkontrolliert weiterverwendet werden.	Klare Aussage, dass Sitzungsinhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet werden.
Wie sind Löschung und Export geregelt?	Die Praxis muss Kontrolle über ihre Daten behalten.	Nachvollziehbare Löschfunktionen, Speicherlogik und Verantwortlichkeiten.

Den DokuDachs-Auftragsverarbeitungsvertrag finden Sie unter dokudachs.de/datenverarbeitungsvertrag.

Technische Sicherheit: Worauf Praxen achten sollten

Bei psychotherapeutischer Dokumentation ist technische Sicherheit kein Zusatzargument, sondern Grundvoraussetzung. Wichtig sind vor allem Zugriffsschutz, Verschlüsselung, klare Berechtigungen und eine Datenarchitektur, die unnötige Offenlegung vermeidet.

DokuDachs setzt auf eine Sicherheitsausrichtung, bei der Sitzungsdaten vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Für Praxen ist dabei besonders relevant, dass nicht nur die Übertragung verschlüsselt sein sollte, sondern auch gespeicherte sensible Inhalte geschützt werden müssen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Datensicherheit.

Für die Anbieterprüfung sind diese Fragen hilfreich:

• Ist der Zugriff auf Sitzungsdaten technisch auf berechtigte Accounts beschränkt?
• Sind gespeicherte Daten verschlüsselt?
• Ist beschrieben, wer theoretisch und praktisch Zugriff auf Inhalte haben kann?
• Gibt es eine klare Löschmöglichkeit für Transkripte und Zusammenfassungen?
• Gibt es getrennte Regelungen für Audio, Transkript und finale Dokumentation?
• Werden KI-Anbieter über Schnittstellen genutzt, bei denen Kundendaten nicht für Modelltraining verwendet werden?

Was KI-Dokumentation nicht leisten sollte

KI-Dokumentation sollte nicht den Eindruck erwecken, therapeutische Verantwortung zu automatisieren. Problematisch wird der Einsatz, wenn ein Tool Diagnosen setzt, Behandlungsentscheidungen nahelegt oder Dokumentation ohne fachliche Prüfung in die Akte übernimmt.

Sinnvoll ist ein enger Rahmen:

• Die KI bereitet vor.
• Die Therapeut:in prüft.
• Die Therapeut:in korrigiert.
• Die Therapeut:in entscheidet, was in die Akte übernommen wird.

Diese Rollenverteilung schützt Patient:innen, stärkt die Qualität der Dokumentation und verhindert, dass KI-Texte ungeprüft zu scheinbar objektiven Akteneinträgen werden.

Ein sinnvoller Praxis-Workflow

1. Sie informieren die Patient:in transparent über Zweck, Verarbeitung und Grenzen der KI-Dokumentation (hier finden Sie unsere Vorlage).
2. Die Sitzung wird nur mit Einwilligung aufgenommen oder transkribiert.
3. DokuDachs erstellt ein Transkript und eine strukturierte Zusammenfassung.
4. Sie prüfen den Entwurf, korrigieren Fehler und entfernen Unwichtiges.
5. Sie ergänzen Ihre fachliche Einschätzung.
6. Nur die geprüfte Endfassung wird Teil der Akte.
7. Nicht benötigte Zwischenstände werden gelöscht, sofern sie nicht weiter benötigt werden.

So bleibt KI-Dokumentation ein Hilfsmittel und wird nicht zur verdeckten Entscheidungsinstanz.

Checkliste: Was Sie vor dem Einsatz prüfen sollten

• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
• Ist klar, wo Audio, Transkript und Zusammenfassung verarbeitet werden?
• Ist klar, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind?
• Werden Inhalte zum Training von KI-Modellen verwendet?
• Wie lange werden Audioaufnahmen gespeichert?
• Können Transkripte und Zusammenfassungen gelöscht werden?
• Wie wird die Einwilligung der Patient:in dokumentiert?
• Wie wird die Schweigepflicht praktisch berücksichtigt?
• Ist die finale therapeutische Einschätzung immer Aufgabe der Therapeut:in?
• Gibt es eine verständliche Sicherheitsseite und konkrete Angaben zur Verschlüsselung?

Kurzantwort

KI-Dokumentation in der Psychotherapie ist dann sinnvoll, wenn sie Transkription, Zusammenfassung und Verlaufsnotiz vorbereitet, ohne klinische Verantwortung zu ersetzen. DokuDachs unterstützt genau diesen begrenzten Workflow: Die Software erstellt strukturierte Entwürfe, die Therapeut:innen prüfen, bearbeiten und erst danach in die Dokumentation übernehmen.

Problematisch wird KI-Dokumentation, wenn Datenflüsse unklar sind, Patient:innen nicht sauber informiert werden, Schweigepflichtfragen offenbleiben oder KI-Texte ungeprüft als fachliche Aktennotiz übernommen werden.

Fazit

KI-Dokumentation kann psychotherapeutische Arbeit entlasten, wenn sie eng geführt ist: Aufnahme oder Diktat, Transkription, Zusammenfassung, Verlaufsnotiz, Prüfung. Entscheidend sind klare Einwilligung, nachvollziehbarer Datenschutz, saubere Auftragsverarbeitung, technische Sicherheit und die fortbestehende Verantwortung der Therapeut:in.

Wenn Sie diesen Workflow ausprobieren möchten, können Sie DokuDachs als KI-Tool für psychotherapeutische Sitzungsdokumentation kennenlernen.